Ab-Actis

Ab-Actis

Alias: Secretaris
Rol: Controlerende/Administratieve functie
Mandaat: 1 Academiejaar

Interpretatie: De Ab-Actis van Kludde werkt legt zich toe op correcte verslaggeving, administratieve continuïteit en ziet toe op de naleving van de reglementen en afspraken. Hij/zij kent de tradities en gewoonterecht van de club en heeft idealiter minstens een jaar voorgaande ervaring. Deze functie is niet equivalent met Scriptor in die zin dat ze verder gaat dan enkel verslagen opstellen: ook de controle hierop en discretie zijn geboden. Hij/zij heeft een stabiliserende rol met oog voor geheimhouding.

Rechten: hij/zij krijgt ten alle tijdens toegang tot verslagen, brief/e-mailwisseling en motivatie van beslissingen die te maken hebben met het functioneren van de club. Ook de praeses moet verantwoording afleggen aan de Ab-Actis wanneer dit ofwel intern ofwel extern noodzakelijk is. De Ab-Actis kan beslissingen van de praeses tegenhouden wanneer deze niet-dringend zijn en ingaan tegen het gewoonterecht van de club.

Plichten: Het voorbereiden van vergaderingen in samenspraak met het HoogPraesidium. De Ab-Actis noteert tijdens de clubactiviteiten de genomen beslissingen en geeft een duidelijke neerslag in de vorm van een verslag dat al dan niet openbaar is. Hij/zij ziet toe op de correcte interpretatie en afspraken alsook controle op de statuten én het gewoonterecht van de club. Hij/zij is wel gebonden aan de geheimhouding – indien nodig – wanneer de praeses hierom verzoekt en niet in tegenspraak is met het algemeen belang. Hij/zij informeert de Regenten wanneer er inbreuk is tegen de gewoonterechten van de club en garandeert de administratieve continuïteit op een discrete wijze.

Oorsprong: De Ab-Actis functie in het dagdagelijkse leven kent zijn oorsprong reeds in de Romeinse tijd waar vooraanstaanden een slaaf hadden die notulen/verslagen maakte omtrent gebeurtenissen in economisch of politieke sfeer. Het was in die tijd echter niet abnormaal om meerdere slaven voor huishoudelijke taken in dienst te hebben, echter was de slaaf die de verslagen moest bijhouden een vooraanstaande onder de slaven. Deze slaaf was immers op de hoogte van alle activiteiten van zijn meester. Zo gebeurde het vaker afhankelijk per familie dat deze slaaf zijn vrijheid kreeg van zijn meester maar deze meester alsnog trouw bleef, waardoor de volledige benaming Servus ab actis wel eens verkort werd. Latijn voor: ‘’(Slaaf/persoon) met betrekking tot de handelingen/verslagen’’, komende van het werkwooord Agere (doen,handelen) vanwaar ook het woord Agora zijn oorsprong kent. De Ab-Actis is verwant aan het Latijnse “secretarius” wat zo veel betekent als hij/zij die zaken “apart houdt” of “geheim houdt”. Het is in feite een verbastering in Studentenlatijn van abactis dat al vele jaren geldt. Hij/zij is geen aangestelde.

Evaluatie: hij/zij is verantwoordelijk voor de tijdige voorbereiding en verslaggeving van vergaderingen/beslissingen en het toezicht hierop. Hij/zij garandeert op een discrete en integere wijze de werking van de club via het aanhouden van gewoonterecht en zij rapporteert aan de Regenten wanneer hieraan intern niet wordt voldaan.